В настоящей статье рассмотрим проблемы, которые возникают в жизни командированного работника. Зачастую благие намерения работника (поездка в командировку на личном автомобиле, сдача служебного багажа в камеру хранения и пр.) оборачиваются налоговыми проблемами для работодателя.
По общему правилу, установленному ст. 168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы:
- на проезд;
- по найму жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы (с разрешения или ведома работодателя).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о служебных командировках).
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту - Положение №749).
Положением №749 (п.26) предусматривался следующий комплект оправдательных документов к авансовому отчету работника:
- командировочное удостоверение;
- документы о найме жилого помещения;
- документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.
Начиная с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 (далее по тексту - Постановление №1595) упразднены командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.
А согласно обновленной редакции п.7 Положения №749 фактический срок пребывания работника в месте командировки будет определяться по проездным документам, которые должен представить работник по возвращении из командировки.
ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ СОТРУДНИКОВ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
В командировку работника следует отправлять на основании решения работодателя (п.3 Положения №749). Такое решение может быть оформлено в форме распоряжения или приказа. Для этих целей можно использовать уже привычный приказ по унифицированной форме T-9 либо разработать свой документ, утвердив его в учетной политике организации.
В том случае если к месту командировки и (или) обратно к месту работы работник следовал на личном транспорте (легковом автомобиле или мотоцикле), данный срок должен быть указан в служебной записке. Работник составляет служебную записку на имя руководителя, прикладывая к ней оправдательные документы, подтверждающие соответствующее использование названного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Для единообразия в документообороте следует составить шаблон такой служебной записки.
Сразу отметим, что никто не запрещает организациям по-прежнему использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.
И, пренебрегая этими прописными истинами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы. Кроме того, авансовый отчет должен быть подписан руководителем организации. И, как свидетельствует арбитражная практика, налоговые инспекторы (при надлежаще оформленных подтверждающих документов!) в случае не утверждения авансового отчета «снимают» с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете. При этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что если авансовый отчет не подписан директором, то понесенные затраты являются документально не подтвержденными (Постановления ФАС Центрального округа от 01.10.2007 г. № А54-5597/2006, ФАС Северо-Кавказского округа от 04.05.2008 г. № Ф08-1280/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2008 г. № А33-1947/07-Ф02-419/08).
Теперь рассмотрим наиболее спорные расходы, возникающие в жизни командированных работников.
Расходы на такси
На практике командированный работник может использовать такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.
Представители финансового и налогового ведомств не запрещают учитывать расходы на оплату услуг такси не только для поездки работника до места командировки и обратно, но и по городу для служебных поездок (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 г. №03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 г. №03-03-07/33, от 04.10.2011 г. №03-03-06/1/621, УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 г. №20-15/124949, от 06.08.2009 г. №16-15/080978). Стоимость возмещаемых работнику услуг на оплату такси освобождена от обложения НДФЛ (Письма Минфина РФ от 27.11.2013 г. №03-04-05/51373, от 27.06.2012 г. №03-04-06/6-180, УФНС РФ по г. Москве от 24.12.2009 г. №20-20/3/3535). Однако такие расходы должны иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.
Несмотря на то, что налоговое законодательство не содержит конкретный перечень транспортных средств, на которых командированный работник может добираться до места командировки и обратно, расходы за пользование такси (в т.ч. маршрутного такси) вызывают пристальное внимание со стороны налоговых органов.
Как свидетельствует арбитражная практика, основные претензии налоговых органов сводятся к отсутствию в локальном акте налогоплательщика (например, в Положении о командировках) разрешающего право пользоваться услугами такси, а также ненадлежащее документальное подтверждение подобных расходов:
|
Реквизиты судебного решения |
Вердикт суда |
|
Решение арбитражного суда Самарской области от 11.07.2014 г. №А55-6762/2014
|
Возмещение работникам расходов, произведенных в командировке на проезд на такси от гостиницы до места работы, определено локальным актом, а именно Положением о порядке и размере возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств о командировочных и хозяйственных расходах работников. Список сотрудников, имеющих право пользоваться услугами такси во время нахождения в командировке, оговорен в приказе Общества. Расходы на проезд включены в утвержденные генеральным директором сметы представительских расходов, также к авансовым отчетам прилагаются отчеты по транспортным расходам, утверждённые генеральным директором. Таким образом, Общество включило в затраты расходы, которые законодательно разрешены, обоснованы и документально подтверждены. |
|
Решение арбитражного суда Чувашской Республики от 07.05.2014 г. №А79-7623/2013
|
При этом НК РФ не содержит расшифровки понятия «проезд к месту командировки», в связи с чем под проездом понимается, в том числе и поездка на такси к месту командировки или иное место по служебной необходимости. Взаимосвязанные положения ст.255 и ст.264 НК РФ, а также положения ст.168 ТК РФ позволяют сделать вывод о том, что перечень расходов на командировки, указанный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не является исчерпывающим. Поездки сотрудников обусловлены коммерческими (производственными) задачами общества, в связи с чем, являются экономически оправданными. |
|
Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 г. №А33-1018/2013
|
К экономным транспортным услугам могут быть отнесены и пассажирские перевозки легковым транспортом по договору, тем более, что в настоящее время такие перевозки не являются исключительным средством передвижения, доступным ограниченному кругу лиц по причине их (перевозок) высокой стоимости (Определение ВАС РФ от 26.07.2012 г. №ВАС-9782/12). По маршруту аэропорт «Алыкель» - г. Норильск - аэропорт «Алыкель» перевозку пассаживаров осуществляет, в том числе, автобус №33. Вместе с тем, право выбора транспортного средства принадлежит заявителю и определяется критериями необходимости и разумности, если это не выходит за рамки обычаев делового оборота и не носит признаков чрезмерного расхода. |
|
Постановление ФАС Московского округа от 13.12.2013 г. №А40-171903/12
|
Расходы на проезд на такси по городу в пунктах назначения, на оплату питания и прокат автомашин не подпадают под перечень п. 3 ст. 217 НК РФ, в связи с чем не относятся к расходам, освобождаемым от налогообложения НДФЛ. Указанные расходы являются дополнительными расходами и компенсируются суточными, выплачиваемыми работнику за каждый день нахождения в командировке. |
Основным фактором, позволяющим налоговым органам исключить расходы на проезд на такси из налоговой базы по налогу на прибыль, а также доначислить на стоимость услуг такси НДФЛ, является отсутствие производственного характера, документального подтверждения расходов.
Как отмечено в Решении арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 г. №А54-2673/2013, производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации, исходя из следующего:
- работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;
- добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.
По возвращению из командировки командированный работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ или квитанцию на оплату услуг пользования такси. Квитанция на оплату пользования легковым такси должна иметь следующие обязательные реквизиты (Приложение №5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 г. № 112):
- наименование, серия и номер;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции;
- стоимость пользования;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В реквизите «наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» делается запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским способом.
