Принимаем сотрудника на работу: чек лист по документам

В статье 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) представлено лишь общее описание процедуры приема на работу сотрудников. Уточнения были внесены другими нормы, принятыми гораздо позже. Чтобы учесть все нюансы процедуры приема сотрудника на работу, нужно знать, какие документы обязан запросить у работника и выпустить внутри организации работодатель. Делимся памяткой о том, как владельцу бизнеса принять работника без помощи кадровика

Основные документы

Чтобы процедура приема сотрудника прошла гладко, действуйте пошагово. 

Запросите у сотрудника документы, которые необходимы для заключения трудового договора:

1. Паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания — при его отсутствии запросите справку из МВД (если удостоверение личности находится в стадии замены).

2. Трудовую книжку — в силу части 1 статьи 65 ТК РФ, работник обязан предоставить сведения о предыдущей трудовой деятельности. Исключения: сотрудник устраивается на работу впервые или планирует работать на условиях совместительства.

3. СНИЛС (пенсионное свидетельство) — свидетельство о регистрации в системе персонифицированного учета.

4. Документы из военкомата — для мужчин 18-27 лет и военнообязанных. Сюда относится военный билет или удостоверение призывника.

5. Дипломы и свидетельства — об образовании, повышении квалификации, наличии нужных знаний и подготовки.

6. Медицинскую книжку — оформление документа обязательно для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Еще один обязательный документ — справка об отсутствии наказания по Кодексу об административных правонарушениях (КоАП) за употребление запрещенных средств. Она потребуется при трудоустройстве на ряд должностей, включая: ЧОП, авиацию, контрактную службу и другие.

Список дополнительных документов

Некоторые категории работников обязаны предоставить работодателю при трудоустройстве помимо основной дополнительную документацию. 

В числе таких документов:

• согласие родителя или представителя (попечителя) несовершеннолетнего младше 15 лет на заключение договора;

• разрешение опеки на трудоустройство лица младше 14-ти лет;

• согласие представителя несовершеннолетнего или опеки на трудоустройство сироты или ребенка до 14-ти лет, который остался без родителей;

• справку с основного места трудоустройства — для внешних совместителей, принимаемых на вредные производства или опасные виды работ;

• мед. заключение для работы в местностях, приравненных к Крайнему Северу, — для граждан, трудоустраиваемых на такие территории;

• договор ДМС — для высококвалифицированных специалистов, которые временно находятся в России (есть исключения);

• характеристику из образовательной организации — для обучающихся в вузах, которых допускают к педагогической работе.

Заместителям на ряде должностей потребуется предоставить сведения об имуществе и доходах. Речь идет о лицах, замещающих работников на госслужбе, военной службе, должностях, связанных с рисками коррупции, а также добавленных в особые перечни, работниках госкорпораций и публичных компаний.

Список документов, предоставляемых по инициативе работника

Требовать документы, которые не предусмотрены законами, указами главы государства и правительственными постановлениями, нельзя. В то же время работники вправе представить дополнительную документацию по своей инициативе в силу положения части 3 статьи 65 ТК РФ. 

К таким документам относятся:

• ИНН (пункт 1 статьи 83 и пункт 2 статьи 84 Налогового кодекса Российской Федерации) — ФНС не может отказать работодателю в приеме отчетов, в которых отсутствует ИНН в сведениях о физлицах — получателях доходов (см. Письмо МНС России № БГ-6-12/169@ от 27 февраля 2001 года);

• свидетельства о рождении детей — работник сам предоставляет такие документы в бухгалтерию работодателя, если хочет получить налоговый вычет по подоходному налогу или воспользоваться доп.гарантиями (статьи 254–264 ТК РФ, пункт 1 статьи 218 НК РФ);

• сведения, которые нужны работодателю и Соцфонду для перечисления страховых сумм (статья 2.2 и часть 13 статьи 13 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года).

Чек-лист при трудоустройстве работников

Стоит сразу сделать оговорку: предоставить полный и пошаговый чек-лист, универсальный для всех случаев невозможно. Специфика приема на работу зависит от конкретной категории работника и должности. В некоторых случаях нужно обращаться к законодательным перечням, инструкциям и методикам.

Мы опишем лишь общие этапы, которые нельзя упускать из внимания при приеме работника в штат:

1. Определитесь, какие задачи будет выполнять новый работник — будет ли он работать на постоянной основе или по совместительству? Возможно вам достаточно нанять специалиста на временную работу для выполнения конкретной задачи по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

2. Убедитесь, что соискатель соответствует всем требованиям и критериям для занятия конкретной должности — нет ли у него ограничений по здоровью, возрасту, квалификации и стажу?

3. Примите заявление на работу от соискателя — необходимо зарегистрировать его в Журнале регистрации заявлений работников (форма КД15).

4. Ознакомьте работника с внутренними документами компании — инструкциями, распорядком, обязанностями. К таким документам, в частности, относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение об оплате труда. Обязательно получите на этом этапе Согласие на обработку персональных данных.

5. Заключите с работником трудовой договор — один экземпляр остается в фирме, другой работодатель выдает на руки сотруднику. При необходимости также нужно оформить соглашение о полной матответственности. Договоры по факту подписания регистрируются в журналах.

6. Составьте приказ о трудоустройстве — с документом сотрудника ознакамливают под подпись.

7. Внесите сведения в трудовую книжку работника или ее электронный аналог и зарегистрируйте запись в форме учета движения трудовых книжек и оформите личную карточку работника (форма Т-2). Заводить личное дело необязательно, но лучше не пренебрегать этими действиями.

Следующий шаг — отправка данных о военнообязанных в военкомат и отчета о приеме на работу в Соцфонде (причем не имеет значение, является ли сотрудник штатным или по ГПХ). Отправить форму СЗВ-ТД в Соцфонд нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о трудоустройстве сотрудника.

Выводы

• Прием работников в штат требует ответственного подхода к оформлению документации.

• Основные документы для трудоустройства — паспорт, СНИЛС, трудовая книжка, документы об образовании, мед.книжка.

• Работодатель вправе требовать предоставления документов, указанных в федеральных законах и нормативно-правовых актах, указах и постановлениях Президента и Правительства.

• Точный перечень документов при приеме на работу зависит от множества параметров: универсальной инструкции нет. 

Если вы боитесь допустить ошибку при оформлении документации о приеме на работу или хотите сэкономить время и силы на изучение всех нормативно-правовых актов и проведение формальных процедур, доверьте задачу специалисту по кадровому учету из компании «РосКо». Наши сотрудники помогают партнерам в ведении кадрового учета и в грамотном оформлении работников в штат.