Налоговые агенты (организации и физические лица) обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет РФ.
Данные сведения подаются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом по форме 2-НДФЛ «Справка о о доходах физического лица за 20___ год» (п.2 ст. 230 НК РФ). Рекомендации и порядок по заполнению формы утверждены Приказом ФНС от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников". В этом же приказе содержатся справочники "Коды доходов", "Коды вычетов", "Коды документов", "Коды регионов", сведения из которых используются при заполнении 2-НДФЛ.
При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях в виде справки с сопроводительным реестром в двух экземплярах. Сведения можно подать лично, через представителя или в виде почтового отправления (рекомендуем отправлять заказное письмо с описью вложения).
Датой представления сведений считается:
- дата их фактического представления, при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;
- дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения, при отправке по почте;
- дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи специализированного оператора связи или налогового органа (п.4 Приказ ФНС от 16 сентября 2011г. N ММВ-7-3/576@"Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц" (далее по тексту Приказ №ММВ-7-3/576@)).
Сведения на электронных носителях также можно предоставить в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, или направить в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файлов утвержденного формата Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл (п.6 Приказа № ММВ-7-3/576@)).
На практике может возникнуть такая ситуация, при которой налоговый агент не имеет возможности удержать у налогоплательщика сумму налога (например, при получении дохода в натуральной форме). В этом случае, согласно п. 5 ст. 226 НК РФ, организация обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства (не позднее 01 февраля), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога по форме, установленной Приказом № ММВ-7-3/576@.
За непредставление формы 2-НДФЛ налоговые агенты могут быть привлечены к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 126 НК РФ, а именно взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Помимо обязанности по предоставлению налоговыми агентами сведений о доходах физических лиц в налоговые органы, справка по форме 2-НДФЛ может понадобится при перемене работником места работы не с первого месяца налогового периода (абз.2 п.3 ст. 218 НК РФ) для подтверждения полученной суммы дохода в текущем году, при заполнении декларации о доходах по форме 3-НДФЛ, а также если работник хочет взять кредит в банке или получить визу для поездки.
Рассмотрим порядок заполнения справки 2-НДФЛ
Итак, справка заполняется на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета и предоставляются по каждому физическому лицу, получившему доходы от данной организации. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам и 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу только одну справку.
Справка 2-НДФЛ состоит из 5 разделов.
|
Пункт |
Содержание |
|
Поле «Заголовок» |
Указывается год, за который составляется справка, порядковый номер (присваивается налоговым агентом).
|
|
Поле «Признак» |
Цифра 1 — подается справка о доходах Цифра 2 — подается уведомление о невозможности удержать налог |
|
Поле «ИФНС» |
Указывается код налоговой, в которой организация состоит на учете. Например, организация состоит на учете в ИФНС России N 9, значит код должен быть указан так: 7709 |
|
Раздел 1 «Данные о налоговом агенте» |
|
|
Пункт 1.1 «ИНН/КПП» |
Если налоговый агент организация, то через разделитель указывается ИНН/КПП. Если налоговый агент физическое лицо, то указывается ИНН. В случае, если подаются сведения о доходах работников обособленных подразделений, то после ИНН через разделительуказывается КПП по месту нахождения ее обособленного подразделения. |
|
Пункт 1.2 «Наименование организации/ФИО физлица» |
Указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам/указываются полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. |
|
Пункт 1.3 «Код ОКТМО» |
Указывается код муниципального образования (до 01.01.2014г. использовался код ОКАТО), на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано рабочее место работника. Если в течение года физическое лицо получало доходы в нескольких обособленных подразделениях,то о его доходах заполняется столько справок, сколько обособленных подразделений. При заполнении показателя "Код по ОКТМО", под который отводится одиннадцать знакомест, свободные знакоместа справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, не подлежат заполнению дополнительными символами, а заполняются прочерками. |
|
Пункт 1.4 «Телефон» |
Указывается контактный телефон налогового агента, при отсутствии, данный реквизит не заполняется. |
|
Раздел 2 «Данные о физическом лице-получателе дохода» |
|
|
Пункт 2.1 ИНН |
Указывается ИНН - физического лица, при отсутствии, данный реквизит не заполняется. |
|
Пункт 2.2 ФИО |
Указываются ФИО физического лица, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика. |
|
Пункт 2.3 Статус налогоплательщика |
Если налогоплательщик является резидентом РФ, то указывается цифра 1; если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, то указывается цифра 2; если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации, но признается в качестве высококвалифицированного иностранного специалиста, то указывается цифра 3. |
|
Пункт 2.4 «Дата рождения» |
Указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 12.04.1979, где 12 - число, 04 - месяц, 1979 - год рождения. |
|
Пункт 2.5 «Гражданство» |
Указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) от 14 декабря 2001 г. N 529-ст. |
|
Пункт 2.6 «Код документа, удостоверяющего личность» |
Указывается код, который выбирается из Справочника "Коды документов" (Приложение № 5 утв. Приказом ФНС от 17 ноября 2010г. N ММВ-7-3/611@). |
|
Пункт 2.7 «Серия и номер документа» |
Указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак "N" не проставляется. |
|
Пункт 2.8 «Адрес места жительства в РФ» |
Указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. Код региона выбирается из Справочника "Коды регионов" (Приложение № 6 утв. Приказом ФНС от 17 ноября 2010г. N ММВ-7-3/611@). |
|
Пункт 2.9 «Адрес в стране проживания» |
Указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, а также иностранных граждан |
|
Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке 13%» |
|
|
В заголовке данного раздела указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется раздел - 13%, 30%, 9%, 15%, 35% или ставка, исходя из соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения. Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3 - 5 Справки заполняются для каждой из ставок налога. |
|
|
Графа «Месяц» |
Указывается порядковый номер месяца налогового периода, в хронологическом порядке. |
|
Графа «Код дохода» |
Указываются коды доходов, которые выбираются из Справочника "Коды доходов" (Приложение № 3 утв. Приказом ФНС от 17 ноября 2010г. N ММВ-7-3/611@). |
|
Графа «Сумма дохода» |
Указывается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода. |
|
Графа «Код вычета» |
Указывается код соответствующего вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов" (Приложение № 4 утв. Приказом ФНС от 17 ноября 2010г. N ММВ-7-3/611@). |
|
Графа «Сумма вычета» |
Указывается соответствующая сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе "Сумма дохода". Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии суммы вычета. Важно: при заполнении справки с признаком 2 указывается сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом. |
|
Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» |
|
|
Пункт 4.1. |
Указываются суммы фактически предоставленных налогоплательщику стандартных налоговых вычетов, имущественного налогового вычета, а также социального налогового вычета. В графе "Код вычета" указывается код вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов". В графе "Сумма вычета" отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду |
|
Пункты 4.2.-4.4 |
Заполняются в случае, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет |
|
Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%» |
|
|
Пункт 5.1 «Общая сумма дохода» |
Указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. При заполнении Справки с признаком 2 указывается общая сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом |
|
Пункт 5.2 «Налоговая база» |
Указывается налоговая база, с которой исчислен налог. Показатель, указываемый в данном пункте, соответствует общей сумме доходов, отраженной в пункте 5.1. |
|
Пункт 5.3 «Сумма налога исчисленная» |
Указывается общая сумма НДФЛ, исчисленного по ставке, указанной в разделе 3. При заполнении Справки с признаком 2 в пункте 5.3 указывается общая сумма НДФЛ, исчисленная, но не удержанная |
|
Пункт 5.4 «Сумма налога удержанная» |
Указывается общая сумма удержанного НФДЛ по ставке, указанной в разделе 3. При заполнении Справки с признаком 2 данный пункт не заполняется. |
|
Пункт 5.5 «Сумма налога перечисленная»
|
Указывается сумма налога, перечисленная за налоговый период. Важно: если заработная плата за декабрь начислена работникам и выплачена в январе следующего года, то при заполнении раздела 3, должны быть отражены все доходы, начисленные и выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей, в том числе доходы за декабрь, выплаченные в январе. При этом указывается сумма налога, перечисленного за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь месяц в январе месяце. При заполнении Справки с признаком 2 данный пункт не заполняется. |
|
Пункт 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» |
Указывается сумма налога, излишне удержанная у налогоплательщика налоговым агентом. При заполнении Справки с признаком 2 данный пункт не заполняется. |
|
Пункт 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» |
Указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в отчетном налоговом периоде. |
Заполненная таким образом справка 2-НДФЛ подписывается в поле "Налоговый агент (подпись)". Обращаем Ваше внимание, что подпись не должна закрываться печатью, она проставляется в нижнем левом углу. В поле "Налоговый агент (должность)" указывается должность лица, подписавшего Справку. В поле "Налоговый агент (Ф.И.О.)" указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент - физическое лицо подписывает справку и указывает свою фамилию и инициалы имени и отчества.
