Как руководителю бизнеса контролировать своего бухгалтера в 2025 году: практические советы и нормативные основы

Эффективный контроль за работой бухгалтера — залог стабильности и законности ведения бизнеса. Рассказываем, как руководителю контролировать бухгалтерию в 2025 году.

Почему важно контролировать работу бухгалтера?

Ошибки или злоупотребления могут привести к налоговым недоимкам, штрафам или даже уголовной ответственности для руководителя бизнеса. Поэтому контроль должен стать неотъемлемой частью управленческой деятельности.

Основные направления контроля

1. Проверка расчетов с контрагентами

Регулярно сверяйте дебиторскую и кредиторскую задолженность по данным бухучета с банковскими выписками, первичной документацией.

Нормативная база:

• Гражданский кодекс РФ (ГК РФ), часть 2, статья 309 — обязательства по договорам.
• Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете», статья 13 — требования к учету расчетов с контрагентами.
• Положение по ведению бухучета (ФСБУ 4/2023), утв. Приказом Минфина России № 157н от 4 октября 2023 года — состав и содержание отчетности, требования к ее достоверности, правила составления промежуточной отчетности. 

Внедрите программные решения для интеграции с бухгалтерскими и юридическими системами, которые позволят вам автоматизировать процесс проверки данных. Для проверки информации о контрагентах используйте системы «Контур.Фокус», СБИС и «Спарк».

2. Контроль движения денежных средств (ДДС) по расчетному счету

Запросите у бухгалтера отчетность о движении денежных средств (ДДС). Регулярно сравнивайте банковские выписки с учетными данными, обращая внимание на крупные или сомнительные транзакции.

Используйте системы мониторинга транзакций для выявления подозрительных операций. ОДДС (отчет «Анализ движения денежных средств»), сформированный в системе учета по типу «1С:Предприятие», даст ответ на вопрос, как прибыльная с точки зрения налоговой отчетности организация остается без средств в кассе и на счетах.

3. Проверка кассовых операций

Сверяйте остатки наличных в кассе с данными бухучета, проверяйте оформление первичных документов.

Нормативная база:

• Федеральный закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении ККТ».
• Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 года – устанавливает порядок ведения кассовых операций для юрлиц, порядок для ИП, малых предприятий. 

Убедитесь, что ваш бухгалтер правильно оформляет кассовые документы, а также соблюдает лимит по остатку наличных средств в кассе. Кассовую книгу нужно вести строго по форме КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 года.

4. Соблюдение налогового законодательства

Проверяйте своевременность подачи деклараций, правильность начисления налогов (НДС, НДФЛ, страховые взносы). Запрашивайте у бухгалтера сданную отчетность по организации или деятельности ИП с квитанциями.

Сервисы по сдаче отчетности можно настроить так, чтобы на почту владельца бизнеса приходили отчеты и квитанции о приеме документов ФНС.

5. Контроль остатков товаров и материалов

Регулярно сверяйте данные учета товаров на складах с бухгалтерской отчетностью.

Нормативная база:

• ФСБУ 5/2019 «Запасы» (ранее — ПБУ 5/01) — порядок учета и отражения активов;
• Методические рекомендации Минфина РФ по учету товарных запасов.

Внедряйте системы учета складских остатков для быстрого выявления расхождений. Контролируйте запасы в CRM-системе.

6. Проверка расчетов налогов

Сверяйте начисленные суммы налогов с платежами в бюджет и отчетностью. Используйте системы автоматизации для контроля начислений и платежей, в частности, интеграцию с ЛК ФНС.

7. Анализ финотчетности

Проверяйте баланс, отчет о прибылях и убытках, ДДС на предмет ошибок или несоответствий. Проводите оценку финансового состояния организации, результатов ее деятельности и перспектив развития, на основе данных учета. Анализ отчетов позволит оценить прибыльность, ликвидность и платежеспособность организации. 

Сопоставляйте данные отчетности с бизнес-планом и отраслевыми нормативами, чтобы выявить отклонения и оценить эффективность работы предприятия. 

Практические шаги для проверки работы бухгалтера

Шаг 1: Получите доступ к учетной системе или файлам
Получите доступ к базе данных (например, экспорт из «1С»). Проверьте наличие всех необходимых документов за период сверки. Уделите внимание счетам, квитанциям, актам, накладным.

Шаг 2: Проверьте сдачу деклараций и платежи
Подать запрос на сверку налоговой можно:

• Через электронные сервисы — в ЛК с использованием ЭЦП, через учетную программу.
• Лично — в ИФНС по адресу регистрации бизнеса.

Проверьте наличие платежных поручений за последние кварталы.

Шаг 3: Проверьте расчеты с крупными контрагентами
Запросите договоры, счета-фактуры и акты выполненных работ у партнеров. Сверьте их с данными в учетной системе. Рекомендация: ведите реестр, чтобы бухгалтер сообщал вам, какой документации (актов, договоров, счетов) не хватает. 

Шаг 4: Проведите внутренний аудит или привлеките сторонних специалистов
Закажите аудит за последний квартал у профессиональных аудиторов или используйте внутренние ресурсы для проверки корректности учета.

Как понять, что что-то идет не так?

Обратите внимание на признаки возможных проблем:

• задержки в сдаче отчетности или неполучение подтверждений от ФНС;
• расхождения между остатками товаров или денежных средств;
• необычные операции или частые исправления ошибок;
• жалобы контрагентов о неполученных платежах;
• штрафы за несвоевременную сдачу документов;
• отсутствие подтверждающей документации по операциям;
• необоснованные расходы или списания.

Если вы заметили такие признаки — срочно разберитесь в ситуации!

Вывод

Регулярно проверяйте работу бухгалтера. Договоритесь с ним о ведении отчета, который поможет вам заранее выявлять потенциальные проблемы. Проводить проверку данных нужно не реже, чем раз в квартал. Пользуйтесь системами автоматизации для контроля финансовых процессов, регулярно проводите внутренние проверки и привлекайте сторонних экспертов для аудита организации.

Помните: прозрачность финансовых данных обеспечивает развитие вашего бизнеса без рисков.