Со следующего года транспортные накладные могут быть оформлены в электронном формате. Как выглядит электронная транспортная накладная и зачем она нужна? Как подключиться к государственной системе электронных перевозочных документов (по тексту – ГИС ЭПД).
Российские грузоперевозчики с 1 января 2022 г. могут перейти на оформление перевозочных документов в цифровом формате (Федеральный закон от 02.07.2021 г. №336-ФЗ).
Это означает, что транспортная накладная и иные перевозочные документы могут быть оформлены не только на бумаге. Обязательный переход на «цифру» планируется только к 1 января 2023 г., а сейчас переход на ЭДО носит добровольный характер.
Какие участники рынка грузоперевозок могут перейти на «цифру»?
Участниками электронного взаимодействия могут быть транспортные, логистические, экспедиторские компании, крупные грузоотправители и грузополучатели. То есть участники, которые обязаны выставлять своим клиентам перевозочные документы.
Какие документы могут быть оформлены в электронном виде?
В цифровом формате можно оформить транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд.
Сопроводительная ведомость оформляется при подаче порожнего контейнера либо груженого контейнера грузоотправителю в определенных случаях. Например, когда для погрузки или выгрузки груза в контейнер требуется снять его с транспортного средства.
Предоставление транспортного средства для перевозки груза оформляется заказ-нарядом, который представляет собой форму договора фрахтования (п.6 раздела 1 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 г. №2200).
Что представляет собой ГИС ЭПД?
ГИС ЭПД – это государственная система, которая и обеспечивает взаимодействие участников рынка грузоперевозок. При этом самим участникам ничего выгружать в ГИС ЭПД не нужно – обрабатывать и передавать электронные документы будут операторы электронного документооборота. Список таких операторов ЭДО будет утвержден Минтрансом.
Участники должны только подключиться к системе.
Схема работы в ГИС ЭПД будет выглядеть так:
- сначала грузоотправитель выписывает транспортную накладную в автоматизированной бухгалтерской программе, интегрированной с оператором ЭДО;
Так, в программах 1С новые релизы планируются обновить до конца 2021 г.
Например, в программе 1С:EPR запланирован релиз 3.1.8 до 30 декабря 2021 г.
В бухгалтерских программах актуализирована новая форма транспортной накладной. При ее оформлении нужно лишь указать необходимые реквизиты: наименование перевозчика, грузополучателя, сведения о водителе и параметрах перевозимого груза.
Далее транспортную накладную нужно отправить своему оператору ЭДО, который, в свою очередь, будет осуществлять выгрузку документов в систему ГИС ЭПД.
Оператор ЭДО будет обеспечивать выгрузку транспортной накладной по электронному формату, приведенному в Приложении №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 г. №2200).
Для работы с ЭДО, участник процесса должен оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (по тексту - УКЭП). Сейчас УКЭП можно оформить не только у операторов ЭДО, но и бесплатно в налоговой инспекции.
В том случае если у участника нет автоматизированных бухгалтерских программ, то оформить транспортную накладную можно с помощью сервиса оператора ЭДО.
-
переданные перевозочные документы система ГИС ЭПД направляет перевозчику и грузополучателю;
-
перевозчик и грузополучатель открывают эти документы и при отсутствии претензий подписывают их электронной подписью (по тексту – ЭЦП);
Поскольку груз перевозит водитель, то придется и на него оформлять ЭЦП. Для того чтобы водитель мог принять и подтвердить груз, необходимо установить данное приложение на смартфон.
Грузополучатель при получении груза в системе подтверждает приемку груза и также ставит ЭЦП.
- подписанная накладная возвращается грузоотправителю и перевозчику.
Это последнее звено в электронном документообороте.
Участникам грузоперевозок необходимо заключить соглашения об ЭДО, в котором прописывается схема взаимодействия по передаче и подписанию электронных перевозочных документов.
УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Плюсы и минусы внедрения электронных перевозочных документов
К безусловному плюсу можно отнести сохранность перевозочных документов. Зачастую бумажная транспортная накладная, проходя нелегкий путь, возвращается в бухгалтерию в мятом и грязном виде.
Нередки случаи и утери транспортной накладной.
Все электронные транспортные накладные будут храниться в ГИС ЭПД и их можно в любое время распечатать.
Плюсом также является и экономия бумаги, расходных материалов, используемых при распечатывании бумажных накладных. Так, глава Минтранса озвучил, что в 2020 году было напечатано более 3 млрд бумажных накладных, что эквивалентно 7,3 тыс. га вырубленного леса.
Использование системы ГИС ЭПД делает процесс перевозки прозрачным: на каждом из этапов видно, где находится груз.
Но уже сейчас видны и минусы. Эти минусы такие же, как и при использовании ЭДО между компаниями, обслуживаемыми разными операторами. В этом случае нужно настраивать роуминг, а он стоит денег.
В схеме документооборота участвуют водители, которые, как правило, не пользовались подобными мобильными приложениями. Да и не всегда может быть доступен интернет в смартфоне.
