Каковы причины возникновения недостачи имущества? В каком порядке отражается в учете выявленная недостача имущества?
По результатам проведенной инвентаризации в компании может быть выявлена недостача имущества.
Возможные причины недостач имущества
Причинами выявленной недостачи могут быть следующие (п.5.1 Методических указаний):
-
естественная убыль;
-
вина материально ответственного работника (иного лица);
-
форс-мажорные обстоятельства (например, пожар);
-
неустановленные причины (виновные лица не установлены).
Например, Приказом Минэнерго РФ от 16.04.2018 г. №281 «Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении» утверждены нормы естественной убыли при хранении на нефтебазах (складах, хранилищах), АЗС, на объектах магистрального нефтепродуктоводного транспорта.
Нормы естественной убыли установлены в первый месяц хранения в резервуарах в отношении нефтепродуктов 1 группы, 2 группы, нефтепродуктов 3, 4, 5, 6, нормы естественной убыли нефтепродуктов при хранении более 1 месяца в резервуарах, а также нормы естественной убыли при хранении нефтепродуктов в резервуарах автозаправочных станций (автозаправочных комплексах, топливозаправочных пунктах).
Таким образом, компания вправе включить в состав расходов убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли.
Попутно отметим, что «входной» НДС по имуществу, выбывшему в силу объективных причин, не восстанавливается (п.10 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 г. №33, письма Минфина РФ от 15.03.2018 г. №03-03-06/1/15834 и ФНС РФ от 21.05.2015 г. № ГД-4-3/8627).
Списание выявленных недостач при инвентаризации имущества
По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются выявленные в результате инвентаризации недостачи имущества.
Если же при инвентаризации выявлена недостача сверх норм естественной убыли и установлено виновное лицо, то списать выявленную недостачу нужно путем отражения взаиморасчетов с материально ответственным работником (иным лицом), признанным виновником.
А к прямому действительному ущербу могут быть отнесены, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов и оборудования.
В бухгалтерском учете должны быть сформированы следующие записи:
Дебет 73.2 Кредит 94
-отнесена недостача на счет виновного лица;
Дебет 50,51,70 Кредит 73.2
-погашена виновным лицом недостача имущества.
Не стоит забыть и об оформлении документов при отражении недостачи имущества.
У компании должны быть в наличии пакет документов, оформленных по результатам инвентаризации (подтверждающими факт и размер недостачи), приказ руководителя о списании недостачи имущества по результатам инвентаризации (к которому прикладывается объяснительная записка материально ответственных лиц), справка следственных органов и т.п.
Итак, до момента принятия решения о возмещении ущерба виновным работникам работодатель должен:
-
провести инвентаризацию имущества и ознакомить работника с ее результатами;
-
потребовать у работника письменное объяснение по факту недостачи.
В случае отказа дать такие пояснения работодателем составляется соответствующий акт об отказе.
