Что нужно учесть работодателю при составлении графика отпусков? Должна ли новая компания составлять график на текущий год? Нужно ли включать в график отпусков мобилизованных работников?
Приведем инструкцию по составлению графика отпусков на 2024 год.
В конце уходящего года кадровая служба компаний должна оформить важный и обязательный документ как для работников, так и для работодателей - график отпусков.
По общему правилу график отпусков должен утверждаться за 2 недели до начала следующего года (п.1 ст.123 ТК РФ). Поскольку в этом году предельный срок составления графика выпадает на выходной день - 17 декабря, то график нужно утвердить не позднее 18 декабря 2023 г. (письмо Роструда РФ от 12.01.2023 г. №ПГ/32986-6-1).
Для чего необходим график отпусков?
График отпусков позволяет работодателям обеспечить равномерную нагрузку рабочих процессов, своевременно найти замену работнику, ушедшему в отпуск. График отпусков позволяет контролировать своевременный уход сотрудников в отпуск и позволяет не допускать накопленных неиспользованных отпусков.
Работодателю не стоит забывать, что непредставление отпуска в течение двух лет подряд влечет за собой штраф до 50 тысяч рублей, а за повторное нарушение - до 70 тысяч рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
Важно знать, что в календарном году работник может использовать сразу несколько отпусков (письмо Минфина РФ от 13.05.2010 г. №03-03-06/4/55).
По какой форме составить график отпусков?
График отпусков можно составить, используя унифицированную форму №Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1) либо разработать свою форму. Для того чтобы ознакомить работника с графиком необходимо ввести 2 графы для подписи и даты.
График отпусков допускается вести в электронном виде, заверив ЭП. Порядок ознакомления с электронным графиком отпусков работодатель должен прописать в локальном нормативном акте (по тексту - ЛНА).
Микропредприятия могут не составлять график отпусков (ст.123 ТК РФ).
Как новичкам составлять график отпусков?
Новоиспеченным компаниям также необходимо утвердить график отпусков на 2024 год. А на текущий год, в котором зарегистрирована компания, график составлять необязательно (письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 г. №14-2/ООГ-8519). Но во избежание конфликтных ситуаций и для планирования производственных процессов, рекомендуется иметь график отпусков и на текущий год.
Инструкция по составлению графика отпусков на 2024 год
Для того чтобы график отпусков был рабочим документом, а не составленным формально, работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
1 шаг. Определить круг лиц, которых необходимо включать в график.
По общему правилу в график подлежат включению все работники, с которыми заключены трудовые договоры, в т.ч. и работники, которые на постоянной основе трудятся дистанционно (письмо Роструда РФ от 14.05.2021 г. №ПГ/12255-6-1).
В график отпусков не включают уволенных сотрудников, если трудовые договоры с ними расторгнуты до его утверждения.
Не нужно также показывать в графике отпусков работников, с которыми заключены трудовые договоры на срок до полугода либо будут расторгнуты срочные трудовые договоры в течение года (письмо Минтруда РФ от 09.04.2020 г. №14-2/В-395).
В график отпусков на 2024 год не включаются мобилизованные сотрудники. Дело в том, что с работниками, которые призваны на военную службу по мобилизации действие трудового договора приостанавливается (письмо Минтруда РФ от 16.10.2023 г. №14-6/ООГ-6470, п.3 ст.351.7 ТК РФ).
2 шаг. Определить количество отпускных дней по сотрудникам.
Отпуск предоставляется за рабочие периоды. Но на практике у сотрудников могут накапливаться «неотгуленные» дни. Отвечая на подобный вопрос, специалисты Роструда пояснили, что остатки неиспользованных отпусков также должны быть отражены в графике (сайт «Онлайнинспекция»). Так, разрешая трудовой спор, судьи не посчитали нарушением включение в график неиспользованных отпусков за прошлые годы без согласия работника (определение 3 КСОЮ от 11.05.2022 г. №88-8007/2022).
Вместе с тем, существует разъяснения Роструда, что не использованные дни отпуска можно не включать в текущий график (письмо от 01.03.2007 г. №473-6-0).
3 шаг. Определить дату и месяц отпуска по сотрудникам.
При составлении графика отпусков должен соблюдаться баланс интересов работодателя и работника. Поэтому в каждом структурном подразделении компании целесообразно составить проект графика отпусков, в котором учесть специфику работы сотрудников. Например, главный бухгалтер не может взять отпуск в период сдачи годовой или квартальной отчетности. Впоследствии график подразделения передается в отдел кадров для формирования сводного графика отпусков.
Важно знать, что нельзя оформлять отпуск на 2 дня, выпадающих на субботу и воскресенье. ГИТ трактует такой отпуск как скрытую компенсацию за неиспользованные дни отпуска (письмо Минтруда РФ от 07.12.2018 г. №14-2/ООГ-9754).
4 шаг. Утверждение графика отпусков руководителем компании.
5 шаг. Ознакомление работников с графиком отпусков.
Несмотря на то, что в ТК РФ напрямую не указано о необходимости ознакомления работников с графиком отпусков, считаем это обязательным.
Дело в том, что график отпусков является ЛНА и обязательным для исполнения двумя сторонами (ст.22 ТК РФ). А с ЛНА работодатель должен ознакомить всех сотрудников под подпись (письмо Роструда РФ от 01.08.2012 г. №ПГ/5883-6-1).
Как мы уже отмечали, одним из способов ознакомления графика является добавление специальных граф, где работник поставит свою подпись и дату.
Какие сотрудники могут пойти в отпуск не по графику?
Некоторая категория работников имеют право уйти в отпуск в любое время и работодатель не вправе отказать им.
Среди них:
-
работники, жена которых находится в отпуске по уходу за ребенком (ст.123 ТК РФ);
-
несовершеннолетние сотрудники (ст.267 ТК РФ);
-
работницы перед уходом в отпуск по беременности и родам либо сразу после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст.260 ТК РФ);
-
совместители (ст.286 ТК РФ);
-
чернобыльцы (ст.14 Закона РФ от 15.05.1991 г. №1244-1).
