1.Как не провалить внедрение электронного документооборота в организации? На что следует обратить особое внимание?
Определите перечень контрагентов, которые уже используют систему электронного документооборота. Поймите цели внедрения. Следующий шаг — выбор оборудования, ПО и оператора ЭДО. Цена, надежность и функциональность плюс-минус одинаковая, но по качеству часто возникают вопросы.
Обращайте внимание на технические возможности системы: количество документов, пользователей, объем хранилища, наличие роуминга и мобильного доступа. Немалую роль играет возможность масштабирования, безопасность и стоимость решения.
2. Использование мобильных устройств при ЭДО – удобно, но небезопасно. Способы минимизации рисков утечки информации: что предпочесть?
Благодаря современному ПО для мобильных устройств можно получать данные из системы электронного документооборота (СЭД) дистанционно. Выбирайте приложения с удобным интерфейсом и высоким уровнем юзабилити, а также с надежными алгоритмами шифрования данных.
Документы в ЭДО подписывают ЭЦП: это гарантирует неизменность сведений, но не 100% безопасность. Если устройство подключено к интернету, угрозу компрометации данных исключить полностью невозможно.
Для минимизации рисков утечки данных стоит воспользоваться решениями для контроля трафика:
-
межсетевыми экранами (NGFW);
-
связкой прокси-сервера и антивирусного ПО — для защиты от «зловредов»;
-
DLP-системой с прокси;
-
DLP с приложениями.
Радикальный способ: использовать ЭДО внутри локальной сети без выхода в интернет и с ограничениями по периферии. Но в этом случае гибкость системы снижается.
3. В какой информационной системе лучше вести электронный документооборот?
Универсального ответа на этот вопрос не существует. У каждого бизнеса — свои потребности и возможности. Но можно дать общие рекомендации.
ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ ДЛЯ БИЗНЕСА
При подборе решения стоит обратить внимание на следующие моменты:
-
качество работы службы технической поддержки;
-
функциональность;
-
стоимость и виды лицензий;
-
наличие услуг по сопровождению ПО и подключению контрагентов;
-
возможности интеграции с другими сервисами;
-
помощь во внедрении и настройке.
Из российских информационных систем стоит отметить 1С:Документооборот, Дело (ЭОС), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), OfficeMedia (InterTrust), БОСС-Референт (АйТи) и Гран-док (Гранит). Популярные зарубежные аналоги: Documentum, DOCS Open, Staffware, Panagon, Lotus Notes и DocuLive.
4. Как выбрать подходящего оператора ЭДО сегодня, с учетом импортозамещения? Поделитесь своим опытом.
Оператор должен соответствовать требованиям ФНС и законодательству РФ. Под указанные критерии подходят около 70 компаний. Базовые параметры выбора поставщика услуг:
-
деловая репутация — опыт, количество активных пользователей;
-
отзывы клиентов — касательно технических сбоев и работы службы поддержки;
-
стоимость ПО — в зависимости от функционала, интеграций, настроек и объема документации;
-
функциональность — базовый набор опций (таких как загрузка, заполнение и отправка документов);
-
сервис и поддержка — сколько нужно платить за установку, настройку, обновления и доработки, есть ли инструкции и мануалы в доступе;
-
способ работы — интеграция или веб-интерфейс.
Самые популярные операторы ЭДО — СКБ Контур, СберКорус, СБИС и Такском. Они поддерживают отправку сведений в «Честный Знак», интеграцию с 1С, КЭП и базовые функции. У провайдеров есть опция «Роуминг» для обмена документацией между разными операторами.
Посоветуйтесь с контрагентами, внедрившими систему ЭДО:
-
Услугами какой компании они пользуются?
-
Все ли их устраивает?
5. Как лучше автоматизировать внутренний документооборот и хранить электронные документы?
Перед выбором конкретной ЭДО, стоит изучить делопроизводство организации. Вы должны понимать, как устроены бизнес-процессы и какой спектр задач необходимо решить. Исходя из полученных данных можно будет судить о целесообразности покупки того или иного ПО.
Существует несколько способов хранения документации:
-
на внешних носителях — дисках, флешках. Способ ненадежный, так как носитель может быть поврежден или прийти в негодность;
-
в корпоративном электронном архиве — условно, в папке на ПК. Просто, но небезопасно: в случае поломки SSD данные будут утрачены, да и защитить данные от копирования или редактирования при совместном доступе сложно;
-
облачный архив данных — в этом случае не нужно устанавливать дополнительное ПО, производить комплексные настройки и так далее. Бюджетный и безопасный способ;
-
архив системы электронного документооборота — обеспечивает сохранность информации, быстрый доступ к информации и простоту использования. Но способ является затратным и сложным в реализации.
КАК ПОДАТЬ ДОКУМЕНТЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В НАЛОГОВУЮ ИНСПЕКЦИЮ?
В большинстве случаев стоит выбрать облачные сервисы, которые станут составной частью системы автоматизации документооборота.
6. Какие решения и продукты вы рекомендуете и почему?
Нельзя обойти стороной решения от фирмы 1С, в частности, 1С:Документооборот. Программы дистрибутора интегрируются с большинством систем. Вендор следит за актуализацией софта.
Также стоит отметить СЭД «Дело». Доступна как декстопная версия, так и мобильное приложение. С помощью ПО удобно вести договорную работу, контролировать выполнение задач. Похожий продукт — Директум, обеспечивает высокий уровень конфиденциальности данных и позволяет оптимизировать бизнес-процессы.
СБИС — платформа, при помощи которой можно отправлять отчеты в ФНС и другие инстанции, искать тендеры, проверять контрагентов, управлять бизнес-процессами.
Для внутреннего документооборота подойдет DocsVision — простая и удобная программа. Плюсы: хорошая масштабируемость, широкий выбор решений, доступная стоимость лицензии. Также стоит отметить встроенные алгоритмы защиты данных и локализацию на нескольких языках.
