Доверь свой бизнес
профессионалам
9:30 до 18:30
Москва, Щепкина, д. 8 info@rosco.su
8 (499) 444 0000
8 (800) 2222 450
Услуги компании

Ликвидация компании: что делать с документами и печатью?

Порядок ликвидации организаций установлен Гражданским кодексом Российской Федерации. Так, в соответствии со ст. 62 ГК РФ учредители (участники) организации, принявшие решение о ее ликвидации, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган для внесения в единый государственный реестр юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ) сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации.

Учредители назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.

В соответствии со ст. 63 ГК РФ ликвидационная комиссия помещает в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица, публикацию о его ликвидации и о порядке и сроке заявления требований его кредиторами. Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента публикации о ликвидации.

Ликвидационная комиссия принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также письменно уведомляет кредиторов о ликвидации юридического лица.

После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, утверждаемый учредителями (участниками) организации, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет окончательный ликвидационный баланс.

Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям (участникам), имеющим вещные права на это имущество или обязательственные права в отношении этого юридического лица.

Ликвидация считается завершенной, а организация - прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

На практике у ликвидируемых организаций часто возникает вопрос, что делать с оставшимися документами и печатью.

Порядок хранения документов ликвидируемой организации

Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013 г.) «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 23.07.2013 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью» акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными п. 3 ст. 6 и п. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558.

П. 10 ст. 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Для этого ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

В случае если при ликвидации организации вышеуказанные документы ликвидационная комиссия не передаст на хранение в архив, она может быть привлечена к ответственности за нарушение законодательства РФ об архивном деле.

В соответствии со ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (далее –КоАП) нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Согласно п. 1 ст. 13.25 КоАП неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов -

влечет  наложение  административного штрафа  на  должностных лиц  в  размере  от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов -

влечет  наложение  административного штрафа  на  должностных лиц  в  размере  от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

В случае непередачи документов в архив при ликвидации организации (в т. ч. при уничтожении документов, подлежащих передаче) члены ликвидационной комиссии могут быть привлечены и к уголовной ответственности в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов. Данной статьей предусмотрено наказание в виде:

- либо штрафа до 200 000 руб., или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,

- либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года,

- либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Порядок уничтожения печатей (штампов) ликвидируемой организации

В соответствии с разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст. в случае ликвидации организации происходит уничтожение печатей. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетной формой для печатей может являться, например, журнал учета печатей и штампов, в котором имеются соответствующие записи о регистрации печатей в момент их поступления, а также заверенные листы с их оттисками.

Рассмотрим порядок уничтожения печатей при ликвидации организации. Печать может быть уничтожена:

- либо силами самой организации,

- либо специальной штемпельной мастерской,

- либо органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).

При уничтожении печати собственными силами, уничтожение производится ликвидационной комиссией, которая составляет соответствующий акт. В акте должно быть указано: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов);  наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов); способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями); заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациямипечати (штампы) сдаются в соответствующую организацию. Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печатью.


©Материал подготовлен Печерской Л. А. Экспертом Компании «РосКо»
 
29 ноябряя 2013 года
Год основания
компании «РОСКО»
2004
Рейтинг:

(по итограм 2009 года —
А++1+++1+[%])
Профессиональная
ответственность
застрахована
Членство в профессиональных организациях:
СРО НП «Аудиторская Палата России»
(Свидетельство №1809 от 28.12.2009)
Палата налоговых консультантов
(Сертификат №78)
НП «Партнерство РОО»
(Российское общество оценщиков)
Репутация компании:
Сертификат соответствия требованиям
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ISO 9001:2008)
Премия «Национальная марка качества» 2015
Компания включена
в реестр надежных
предприятий г. Москвы
Сотрудничество:
Деловой Клуб
Шанхайской Организации
Сотрудничества
Членство в общественных
объединениях:
Московская Торгово-
Промышленная Палата
(Свидетельство №123-973 от 21.12.2009)