Ситуация, когда у работника появляются «лишние» деньги после возвращения из командировки, не нова. Добросовестные работники возвращают остатки неизрасходованных денег даже в случае последующего увольнения. Что делать работодателю, если работник так и не погасил свои долги по командировке?
Перед командировкой работнику выдаются деньги под отчет либо перечисляются на банковскую карту. По окончании командировки работник заполняет авансовый отчет и производится окончательный расчет с компанией. Срок такого отчета составляет 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (п.26 Положения об особенностях направления работника в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749).
По каким причинам работник может не возвращать деньги?
Причин для невозврата неизрасходованных денег может быть несколько: от банальной – потерял документы до умышленного присвоения денег.
В последнем случае, невозврат аванса, чаще всего, сопровождается желанием работника уволиться и громко хлопнуть дверью.
Если работник потерял документы, например, посадочный талон, то можно попытаться его восстановить. Для этого ему нужно зайти на официальный сайт авиаперевозчика, заполнить заявление, в котором нужно указать номер авиарейса, паспортные данные и другую необходимую информацию.
По итогам обращения, работнику выдают справку, подтверждающую расходы на авиабилет. Благодаря этой справке, работнику «засчитают» командировочные расходы и, скорее всего, долгов у работника не будет. Правда, такие справки стоят денег и незадачливому командированному придется оплатить самому ее стоимость – в районе 700 рублей.
Второй случай связан с сознательным невозвращением ранее полученного аванса либо его части.
На практике встречаются случаи, когда работник может проигнорировать обязанность заполнения авансового отчета по командировке. Тогда вся ранее выданная работнику сумма превращается в его долг.
Что делать работодателю, если работник не возвращает деньги?
У работодателя есть только два пути разрешения ситуации: удержать из заработной платы или обратиться в суд за взысканием долга. Конечно, работодатель еще может простить долг или списать его позже по истечении срока исковой давности. Но далеко не каждый работодатель может позволить себе такую роскошь.
В том случае если работник продолжает трудиться в компании, работодатель на законном основании может удержать невозвращенный аванс из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 г. №17-3/В-609). Но для того чтобы удержать долги из зарплаты работника, необходимо получить от него заявление (письма Роструда от 24.01.2020 г. №ПГ/37606-6-1, от 10.10.2019 г. №ПГ/25778-6-1). Альтернативой написания заявления является подпись работника на изданном руководителем приказе об удержании подотчетных сумм.
Алгоритм действий работодателя будет следующим.
1 шаг. Получение заявления от работника на согласие удержания долга из заработной платы.
2 шаг. Оформление работодателем приказа о взыскании неиспользованных сумм.
Такой приказ должен быть издан работодателем не позднее месяца со дня, когда работник должен был вернуть аванс по командировке.
Если работодатель пропустит данный срок, то взыскивать долги придется только в суде (письмо Роструда от 09.08.2007 г. №3044-6-0).
3 шаг. Направление приказа в бухгалтерию и расчет размера удержания.
Работодатель, имея на руках согласие работника, должен учитывать ограничения по удержаниям. Так, общий размер удержаний работника из его заработной платы не может быть выше 20%, а в отдельных случаях – выше 50 % (ст.138 ТК РФ).
Поэтому если размер долга намного превосходит размер зарплаты работника, то удержания будут растянуты во времени.
Причем период, в течение которого могут быть удержаны долги, не ограничен. Работник может рассчитываться хоть до выхода на пенсию.
Другое дело, что некоторые работники могут по собственной инициативе внести деньги в кассу и раз и навсегда закрыть свои долги.
В случае, когда работник не дает свое согласие на удержание, работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении работником ущерба.
Сделать это работодателю позволяют нормы ст.352 ТК РФ.
Как правило, судебные баталии касаются случаев, когда работник, имеющий долги, собирается уволиться.
Тогда суд будет рассматривать индивидуальный трудовой спор по иску работодателя.
Например, в одном из споров компания обратилась в суд с иском о возмещении ущерба – работнику были перечислены деньги на авиа- и железнодорожные билеты, но неизрасходованная сумма не возвращена. Суд рассматривает невозвращенные деньги как причинение материального ущерба работодателю, который подлежит взысканию. При этом суд отклонил доводы работника о том, что он не был ознакомлен с приказом и не располагал информацией о наличии ограничений по использованию аванса. Поэтому суд удовлетворил требования работодателя (апелляционное определение Московского городского суда от 28.04.2016 г. №33-12630/2016). Отметим, что в данном деле работодатель предоставил всю необходимую документацию, связанную с командировкой работника и выдачей ему аванса. Если же работник устроен неофициально, нет заключенного трудового договора и (или) документов, свидетельствующих о предстоящей командировке, рассчитывать на победу в суде не приходится.
