Какие персональные данные работника нельзя хранить работодателю?

Любая компания и ИП сталкиваются с необходимостью обработки персональных данных своих работников. Какие персональные данные не имеет право хранить работодатель? Разберем эти вопросы!

Действующее российское законодательство предъявляет специальные требования к порядку обработки персональных данных (по тексту - ПД). 

Для начала определимся, а что считается ПД? Под ПД могут попадать любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определенному физическому лицу, которое является субъектом ПД (п.1 ст.3 Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ).

Что входит в ПД работника?

К персональным сведениям работника может относиться, например, ФИО, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, телефон, фотография. Но работодатель должен получать и впоследствии хранить ПД сотрудника только в строго определенных целях. Эти цели обусловлены законодательными требованиями.

Так, при трудоустройстве физлицо предоставляет определенный перечень документов. Обязательный набор таких документов определяется трудовым законодательством (ст.65 ТК РФ). Эти документы являются обязательными: паспорт или иной документ, удостоверений личность, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности при ведении электронной трудовой книжки, СНИЛС, документы об образовании - диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации. Для военнообязанных и подлежащих призыву граждан дополнительно предоставляются документы воинского учета.

И только после предоставления обязательных документов, проверки их полноты работодатель издает приказ о приеме на работу и заводит на работника личное дело.

Несмотря на то, что ведение личных дел обязательно лишь в отношении гражданских служащих, большинство коммерческих компаний также ведут такие дела (Федеральный закон от 27.07.2004 г. №79-ФЗ). Это позволяет систематизировать и собрать все сведения о работнике воедино для последующего контроля за начислением больничных, отпусков, предоставлением социальных гарантий.

Важно знать, что в некоторых случаях работодателю потребуется больший объем документов. Например, на работу трудоустроился сотрудник, выплачивающий алименты. В этом случае работодателю необходимы сведения о получателе алиментов. Работодателю могут понадобиться и данные близких родственников для оформления допуска к государственной тайне либо социальных выплат (п.2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 г.).

В любом случае, работник должен предоставить согласие на обработку таких ПД. При этом если такое согласие работник дал, то отдельно получать согласие на ведение личной карточки уже не нужно.

Для любых ли целей работодатель может получать ПД сотрудника?

Принцип «не будет лишним» в отношении ПД сотрудников не работает. Некоторые работодатели собирают как можно больше документов в отношении своих работников. Однако даже заручившись согласием работника на обработку ПД, делать это опасно.

Работодатель должен получать информацию о ПД сотрудников в строго определенных целях.

Такими целями могут являться (п.1 ст.86 ТК РФ):

• обеспечение соблюдение законов и иных нормативных правовых актов;

Например, работодателю нужны ПД, чтобы оформить трудовой договор. ПД необходимо для подачи отчетов в СФР, для военнообязанных сотрудников - сведений в военкомат.

• содействие работнику в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;

Например, работодатель направляет сотрудника на курсы по повышению квалификации либо при сокращении работника принимает меры для его последующего трудоустройства.

• обеспечение личной безопасности работников;

Например, для обеспечения пропускного режима на предприятии работодатель использует ПД работника.

• контроль количества и качества выполняемой работы;

Например, для изготовления личного клейма работника.

• обеспечение сохранности имущества работодателя.

Например, для учета материальных ценностей, введения системы видеонаблюдения.

Какие ПД сотрудника не может собирать и хранить работодатель?

Для иных, произвольных целей работодатель не может получать и хранить ПД сотрудников.

В общем случае запрещается требовать от работника предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо его воли, если иное не предусмотрено федеральными законами.

Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать ПД работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением отдельных случаев (п.8 ст.9 Федерального закона от 27.07.2006 г. №149-ФЗ, п.5 ст.86 ТК РФ).

Нередко между сотрудниками и работодателями возникают споры по поводу того, что считать нарушением права на неприкосновенность частной жизни, а также незаконным использованием ПД работника.

Так, в одном из споров сотрудница Сбербанка пыталась взыскать с работодателя компенсацию морального вреда. Работница длительное время не появлялась на работе без уведомления о причинах такого отсутствия работодателя. Тогда управляющий отделением Сбербанка обратился с письмом на имя регионального Минздравоохранения с целью проверить обращения ряда сотрудников отделения, в том числе и истца, за медицинской помощью и открытия на их имя листов нетрудоспособности, обоснованности их выдачи. В данном письме управляющий указал, что местонахождение сотрудников неизвестно, на связь с работодателем они не выходят, документы о прохождении лечения не предоставляют. Работница сочла, что, направив такое письмо, содержащее ФИО, домашний адрес, занимаемую должность, работодатель нарушил законодательство о защите ПД. Суд встал на сторону работодателя, поскольку обращение работодателя в Минздравоохранения имело место в целях исполнения трудового договора и регулирования трудовых отношений между сторонами (апелляционное определение Московского городского суда от 16.03.2018 г. №33-7465/2018).

В аналогичных случаях работодатель вправе запросить сведения, есть ли у работника медицинские противопоказания для работы на должности с медицинскими ограничениями. Особенно это касается сфер общепита. Например, больных инфекционными заболеваниями нельзя допускать к работе, связанной с обращением пищевых продуктов (п.2 ст.23 Федерального закона от 02.01.2000 г. №29-ФЗ).

То есть для каждого документа должна быть цель хранения. Если уже документ не нужен, то работодатель должен уничтожить его. Например, СФР уже выплатил пособие по беременности и родам, а компания до сих пор хранит справку о рождении ребенка. В этом случае компания должна в 30-дневный срок уничтожить «лишний» документ (информация Роскомнадзора от 25.09.2015 г.). В этот же срок компания должна уничтожить документы, если соискателю вакансии отказали в приеме на работу. Если работник уволился, то компания в течение одного месяца должна уничтожить документы, содержащие ПД работника (п.4 ст.21 Закона №152-ФЗ).

В иных случаях работодателю нужно ориентироваться на сроки хранения документов, определенных в приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236. О том, как применять эти сроки, мы разъясняли в статье «Знакомимся с новыми правилами хранения и учета документов».

Даже если получено согласие от работника на обработку ПД, у работодателя должна быть конкретная и законная цель для хранения таких документов.