В чем заключается ведение договорной работы на предприятии? Какие основные разделы должно включать в себя Положение о договорной работе на предприятии?
Важность грамотной организации договорной работы в компании не подлежит сомнению. Четко отлаженная договорная работа позволит избежать не только финансовых потерь, но и возможных судебных споров.
В чем заключается ведение договорной работы на предприятии?
Договорная работа на предприятии заключается в подготовке проекта, согласовании и контроле исполнения условий договора.
Как правило, в средних и крупных компаниях разрабатывается Положение о ведении договорной работы (далее по тексту – Положение). Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением.
Основные этапы договорной работы в организации
Ведение договорной работы в организации включает в себя множество аспектов и нюансов, необходимых для грамотного ведения деятельности и работы с контрагентами. В работе с договорами выделяют ряд основных этапов.
1 этап. Подготовка проекта договора
Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства РФ, а также внутренних документов компании. Ответственность за целесообразность заключения договора и выбор контрагента, а также за содержание и условия проекта договора в части сроков, номенклатуры товаров, работ, услуг, других существенных и необходимых условий договора несет подразделение-исполнитель, например, коммерческая служба компании.
Проект договора должен содержать, как правило, следующие положения: преамбула, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, цена и порядок расчетов (при наличии расчетов), ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, юридические адреса и реквизиты сторон.
На этапе разработки проекта договора должны быть запрошены следующие документы:
-
учредительные документы, с учетом всех изменений и дополнений к ним, свидетельств о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений и дополнений;
-
свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
-
выписка из ЕГРЮЛ, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до предоставления проекта договора на согласование;
-
документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом;
-
для физических лиц - паспорт;
-
согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством РФ;
-
лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию.
-
бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату;
-
банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента.
На этом этапе важно оценить риски работы с данным контрагентом, поэтому на данном этапе также проводится анализ его арбитражных дел, финансового состояния, исполнительного производства и т.п.
2 этап. Согласование и визирование проекта договора
Этот этап очень важен, ведь на каждую службу либо подразделение в компании возлагаются определенные задачи. В противном случае, получится как у Райкина:
К пуговицам претензии есть? – Нет!
Пришиты насмерть, не оторвешь!
Например, виза подразделения-исполнителя означает, что заключение договора является необходимым и целесообразным для компании, а выбор контрагента является оптимальным. Виза главного бухгалтера означает, что проект договора соответствует учетной политике компании и его условия позволяют обеспечить минимальное налогообложение, а также условия перехода права собственности и риска случайной гибели наиболее приемлемы для компании.
При визировании проекта юристы компании проводят проверку договора по форме и по существу.
Согласование и визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа проекта договора, подписи визирующего лица с расшифровкой и даты визирования.
ДОГОВОРНАЯ РАБОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
3 этап. Подписание договора, его регистрация и хранение
Завершающей процедурой согласования является подпись документа уполномоченными лицами, после чего договор вступает в силу и передается на исполнение.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае, если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
Оригинал визового экземпляра договора вместе со всеми приложениями и другими документами, как правило, хранится в юридическом отделе компании в течение 5 лет с даты окончания действия договора.
Для регистрации и учета договоров используется Журнал учета, который может вестись вручную, а также с помощью специальных программ, то есть быть автоматизированным.
Заключение
Договорная работа в организации – это трудоемкий процесс, требующий максимального внимания к каждому его этапу. При этом у компаний всегда есть возможность доверить данную работу профессионалам. В период пандемии коронавируса удаленное ведение и анализ договорной работы предприятия, как правило, обходится дешевле, а уровень профессионализма в большинстве случаев гораздо выше.
