Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Сразу оговорим, что в командировку можно направлять только работников, с которыми заключен трудовой договор, работников, которые оказывают организации услуги (выполняют работы) на основании гражданско-правовых договоров, в командировку в том смысле, который вкладывает в это понятие, законодатель, направить нельзя.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение).
При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Такие расходы включают в себя: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В соответствии с пунктом 23 Положения, работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
В соответствии с пунктом 16 Положения, оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 Положения.
Порядок оформления
Трудовым Кодексом РФ не предусмотрены разграничения между командировкой по России или за границу. Таким образом, первичные документы при направлении сотрудника за границу оформляются в том же порядке, что и при направлении работников по России, учитывая определенные особенности. Так, направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
В зависимости от режима въезда в страну (визовый или безвизовый режим), зависит документальное оформление зарубежной командировки.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе унифицированная форма командировочного удостоверения.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 9 которого гласит, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
В связи с этим Федеральная служба по труду и занятости (Роструд), уполномоченная на информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в своих письмах от 23.01.2013г. № ПГ/409-6-1, от 23.01.2013г. № ПГ/10659-6-1 разъяснила, что с 1 января 2013 г. унифицированные формы, утвержденные Постановлением №1, для негосударственных организаций не обязательны, такие организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Однако, в настоящее время, большое количество организаций продолжают пользоваться формами первичных документов, подлежащих применению ранее, поэтому рассмотрим порядок оформления направления в командировку с их использованием.
При направлении работника в командировку, необходимо оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а), в котором нужно указать цель, время и место командировки. Документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить - руководитель организации;
- приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а). Эта форма заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации;
- командировочное удостоверение (форма Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
- авансовый отчет (форма N АО-1) составляется после возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, не позднее трех дней (п.4.4. Положения Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"). В отчете можно указать, какие проблемы обсуждались в ходе конференции, с какими партнерами (потенциальными клиентами, производителями товаров) встречались работники организации, решенные вопросы в результате деловых встреч и т.д. К отчету можно приложить материалы, полученные в ходе проведения мероприятия: различные программы,
- конспекты, каталоги, буклеты и т. д.
Если оправдательные документы, прилагаемые к авансовому отчету составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык (п.9 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Перевод с иностранного языка на русский язык может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей.
Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 марта 2010 г. N 03-08-05/1).
Загранкомандировки сотрудников: порядок оформления и налогообложения
Обращаем Ваше внимание, что при направлении работника в командировку в страны с визовым режимом или страны с безвизовым режимом, но не относящимся к странам СНГ, командировочное удостоверение оформлять не нужно. В этом случае, для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника или, если отметки не проставлялись, на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов).
Рекомендуем разработать и утвердить в организации Положение о командировках, в котором четко определить обязанности работника по организации командировок (оформление документов (паспорт, виза), приобретение билетов, заказ гостиницы и т. д.).
Сведения о командировке фиксируются работодателем:
- в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма и порядок ведения журнала утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н на основании п.8 Положения;
- в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №Т-12 и № Т-13). В этом документе отмечаются все календарные дни нахождения сотрудника в командировке путем проставления буквенного кода "К" или цифрового кода "06".
Налог на прибыль
Согласно положениям пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на выплату суточных и полевого довольствия.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на выплату суточных для целей исчисления налога на прибыль не нормируются. В коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую направляется работник. Так, в пункте 16 Положения сказано, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пункте 19 этого же документа. Правила расчета суточных указаны в подпунктах 17-20 Положения.
В случае аренды гостиниц за рубежом в составе расходов (с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость, включенные в счет (письма Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802).
НДС
В соответствии с пунктом 1 статьи 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты.
В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при исчислении налога на добавленную стоимость, уплачиваемого в бюджет.
В соответствии с пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость.
НДФЛ
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если суточные, установленные локальным актом, превышают указанные нормы, сотруднику в целях исчисления НДФЛ следует включить в налогооблагаемый доход сумму, превышающую лимит, предусмотренный п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 марта 2013 г. N 03-04-06/6713, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 декабря 2012 г. N 03-04-06/6-368).
