«Отпускные» долги (1 часть)

Не всегда при увольнении работника работодатель может удержать долг по излишне выплаченным отпускным. Какие пути есть у работодателя для погашения «отпускной» задолженности работника? Существует ли на сегодняшний день основания для судебного взыскания излишне выплаченных отпускных?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год, а право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации (у работодателя). Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен работнику и авансом (прямого запрета в ТК РФ на этот счет не содержится), то есть до того момента, когда у него возникло соответствующее право (ст. 122 ТК РФ).

На практике нередко возникает ситуация, когда работник до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный отпуск, увольняется. 

В этом случае перед работодателем встает ряд проблем, связанных с возвратом ранее выплаченной суммы отпускных.

Предотвратить данную проблему, не предоставляя отпуск авансом, работодатель тоже не вправе. Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск авансом до истечения шести месяцев, если работник изъявит такое желание (ст. 122 и ст. 286 ТК РФ).

Нельзя не предоставить

Итак, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК РФ):

ПРИМЕР №1

Незабудкин М.И. принят на работу в организацию ЗАО «Лютик» 20 января 2014 г. Жена Незабудкина М.И. с марта по июнь 2014 г. находится в отпуске по беременности и родам. В связи с этим Незабудкин М.И. написал заявление о предоставлении ему основного отпуска с 1 апреля 2014 г. в связи с нахождением его жены в отпуске по беременности и родам.

В соответствии с ч. 2 ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать отпускные из заработной платы работника, если отпуск был предоставлен авансом и до увольнения сотрудник не отработал все дни использованного отпуска. То есть никакого заявления от работника не требуется. 

Порядок удержания тех или иных сумм из заработной платы установлен ст. 137 ТК РФ.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 % заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

ПРИМЕР №2

Незабудкин М.И. принят на работу в организацию ЗАО «Лютик» 3 марта 2014 г. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней.

С 16 по 29 июля 2014 г. включительно Незабудкину М.И. был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Предположим, что среднедневной заработок для расчета отпускных работника составил 1 000 рублей.

Сумма начисленных и выплаченных отпускных составила 14 000 рублей (1 000 рублей x 14 календ. дн.).

С 6 августа 2014 г. Незабудкин М.И. увольняется по собственному желанию.

За этот период работнику начислено 6 000 рублей.

Рассчитаем сумму отпускных за неотработанные дни отпуска, которую работодатель имеет право удержать при окончательном расчете с работником.

До дня увольнения Незабудкин М.И. проработал в ЗАО «Лютик» 5 месяцев 4 дня. Для расчета «заработанных» работником дней отпуска дни августа не принимаются во внимание, поскольку они составляют менее половины месяца (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 г. №169).

За каждый месяц работнику полагается 2,33 календ. дня отпуска (28 календ. дней : 12 месяцев).

Таким образом, количество дней отпуска, право на которые Незабудкин М.И. «заработал», составляет:

(28 календ. дн. : 12 мес. x 5 мес.) = 11,67 календ. дней.

Количество не заработанных дней отпуска:

(14 календ. дн. - 11,67 календ. дн.) = 2,33 календ. дня.

Сумма излишне выплаченных отпускных работнику:

(1 000 рублей x 2,33 календ. дн.) = 2 330 рублей.

Исчисленный НДФЛ с суммы излишне выплаченных отпускных:

(2 330 рублей x 13%) = 302,9 рублей.

Таким образом, к моменту увольнения работник должен ЗАО «Лютик»:

(2 330 рублей - 302,9 рублей) = 2 027,10 рублей.

Однако ЗАО «Лютик» может удержать с работника не более 20% выплачиваемой суммы. При этом 20% исчисляется от заработка, уменьшенного на сумму удержанного НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Рассчитаем максимально допустимый размер удержания с заработной платы сотрудника:

Лимит удержаний = ((6 000 рублей - 6 000 рублей х 13%)) х 20% = 1 044 рубля.

Следовательно, непогашенная задолженность Незабудкина М.И. составит:

(2 027,10 рублей - 1 044 рубля) = 983,1 рубля. 

Неотработанный отпуск может возникнуть не только у недавно принятого, но и у «старого» работника, поскольку отпуск предоставляется не за календарный, а за рабочий год (ст. 124 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ). В Письме Роструда РФ от 24.12.2007 г. № 5277-6-1 подчеркивается, что «… ТК РФ предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. установленной продолжительности».

В целях расчета дней отпуска рабочий год для каждого работника отсчитывается индивидуально, начиная от даты его поступления на работу.

Нельзя удержать

На практике может возникнуть ситуация, когда у работника нет выплат, с которых можно произвести удержание за излишне выплаченные отпускные.

ПРИМЕР №3

Незабудкиной М.М. перед уходом в отпуск по беременности и родам были выплачены отпускные в большем размере, чем фактически «заработано» работницей.

В соответствии со ст. 138 ТК РФ не допускаются удержания из выплат, на которые не может быть обращено взыскание в соответствии с федеральным законом. К таким выплатам относятся пособие по беременности и родам, пособие по уходу за ребенком (п. 9 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 г. №229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

В п. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 г. №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» предусмотрена возможность удержания из пособий в случае счетной ошибки излишне выплаченных сумм пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Таким образом, сумму излишне выплаченных в результате счетной ошибки отпускных удержать из пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком нельзя.

В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом. Перечень таких ситуаций приведен в абз. 6 ст. 137 ТК РФ (например, при ликвидации организации либо прекращение деятельности ИП).

Итак, при увольнении работодатель может удержать сумму за неотработанные дни отпуска из заработной платы работника (не более 20% выплачиваемой суммы) (ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, приведенных в ст.137 ТК РФ.

Но дохода работника не всегда достаточно для полного расчета с работодателем. В этом случае в арсенале у работодателя имеются следующие варианты:

Начнем с рассмотрения ситуации мирного урегулирования проблемы.

Добровольное погашение долга

ПРИМЕР №4

Воспользуемся условиями примера №2.

Предположим, что 08 августа 2014 г. Незабудкин М.И. внес сумму задолженности за излишне выплаченные отпускные в кассу организации - 983,1 рубля. ЗАО «Лютик» является малым предприятием и в силу п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы (утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г. №167н) не создает резерв на оплату отпусков.

Добровольное погашение долга отражается в бухгалтерском учете записью:

В бухгалтерском учете удержание излишне выплаченных сумм отпускных отражается сторнировочными записями. Такой порядок предложил Минфин РФ еще в Письме от 20.10.2004 г. №07-05-13/10. Если излишне выплаченные суммы были начислены не в текущем, а в предыдущем году, бухгалтерские записи следует осуществлять не по счетам учета затрат (20, 26, 44), а на счете 91, субсчет «Прибыль прошлых лет».